In meiner Freizeit helfe ich kleineren Unternehmen in meiner Nachbarschaft bei der Digitalisierung. Gerade hier können gute IT-Fachleute mir wenig Aufwand, viel erreichen. Vor ein paar Jahren habe einen Steuerberater eine “Mandanten-Cloud” mittels dem Open-Source Projekt Nextcloud eingerichtet. Ziel war es, den Austausch von Dokumenten zwischen dem Steuerberater und seinen Mandanten zu vereinfachen.
Excel als Aufgabenliste
Vor kurzen kam der Steuerberater mit einem neuen Anliegen um Eck: Sie nutzen die “Mandanten-Cloud”, um eine Excel Tabelle mit Aufgaben hin und her zu senden.
Das funktioniert zwar, ist aber sowohl für den Steuerberater als auch Mandanten aufwendig, da man immer wieder eine zusätzliche E-Mail schreiben muss, wenn sich etwas geändert hat.
Digitalisierung der Aufgabenliste
Der Wunsch des Steuerberaters war es, diese Aufgabenliste zu einfachen und die Arbeitsprozesse sowohl beim Mandanten als auch in seiner Kanzlei zu vereinfachen. Da die Kanzlei bereits Nextcloud verwendetet, könnten wir die Digitalisierung dieser Liste mit einer einfachen Nextcloud App umsetzen. Innerhalb weniger Tage habe ich eine kleine Nextcloud App geschrieben, welche in welcher der Steuerberater nun eine Aufgabe (z.B. Nachreichen einer Krankmeldung) einträgt. Die App informiert automatisch den Mandanten per E-Mail und dieser kann dann das fehlende Dokument in die Cloud laden bzw. schriftlich Rückmeldung an den Steuerberater geben. Dieser wird ebenfalls automatisch über den Fortschritt der Aufgabe informiert.
Kleiner Aufwand, großer Nutzen
Es müssen nicht immer die großen und teureren IT-Lösungen sein, die eine Digitalisierung vorantreiben. Wie dieses Beispiel zeigt, können auf Open-Source-Projekte und erfahrene ITler Unternehmen bei der Digitalisierung auf einfache Art und Weise fehlen.
Und ganz im Sinne von Open-Source, habe ich dieses Projekt auch auf GitHub für alle zur Verfügung gestellt: MindFabrik/NC-CTFViewer (github.com)
