Digitalisierung Arbeitsprozesse - Ansicht Mitarbeiter

Wie kann Digitalisierung im kleinen Aussehen?

  • April 13, 2024

Können auch kleine Unternehmen Ihre Arbeitsprozesse digitalisieren? Wo kann man anfangen? Seit einigen Jahren helfe ich Unternehmen aus meinem Heimatort, die Digitalisierung mit wenig Mitteln voranzutreiben und dadurch schneller und effizienter zu werden. Vor ein paar Jahren habe ich einem Steuerberater ein Cloud-System (auf Basis Nextcloud) zur Verfügung gestellt, um schnell Dateien und Unterlagen mit seinen Mandanten auszutauschen und dabei die Datenschutzrichtlinien und DSGVO-Verordnungen einzuhalten.

Formulare schneller, fehlerfrei und “moderner” ausfüllen

Der nächste Schritt war, einen Weg zu finden, damit klassische Informationsabfragen einfacher gestaltet werden können. Fängt z.B. ein neuer Mitarbeiter bei einer Firma an, wird meistens eine Excel-Tabelle mit allen Informationen an den Steuerberater gesendet. Dabei können aber Tippfehler (z.B. bei der IBAN oder Sozialversicherungsnummer) passieren und die Übertragung der Daten muss manuell in das Steuerberatungssystem durchgeführt werden. Auch muss hier die Personalabteilung des Mandanten immer eingebunden werden. Die Idee war, sowohl der Personalabteilung als auch den neuen Mitarbeitern via App die Möglichkeit zu geben, die notwendigen Daten direkt in das System beim Steuerberater einzupflegen.

Wie sieht die Digitalisierung aus?

Da das vorhandene Nextcloud-System schon Daten der Mandanten und ein Identitätsmanagement beinhaltete, habe ich das System um eine App erweitert, in der die Steuerkanzlei entsprechende digitale Formulare direkt an die neuen Mitarbeiter und die Personalabteilung sendet. Hierzu wird in der Nextcloud App einfach eine Formularanfrage gestellt. Der neue Mitarbeiter erhält dann eine E-Mail mit den Zugriffsdetails und einen QR zum Starten der App.

Der Mitarbeiter und die Personalabteilung können dann in Ihrer Ansicht die Daten eintragen, die für die Gehaltsabrechnung wichtig sind. Dabei werden die Informationen auf Plausibilität überprüft, sodass z.B. ein Zahlendreher bei der IBAN oder Sozialversicherungsnummer vermieden wird.

Der Steuerberater kann in seinem Dashboard den Fortschritt der Bearbeitung sehen und sich das Formular dann ausgefüllt anschauen, ablegen und ggf. in sein System importieren.

Ausgefüllte Mitarbeiterfragebogen

Mit kleinen Schritten Arbeitsprozesse digitalisieren

Dies ist ein anschauliches Beispiel, wie man mit kleinen Schritten und im Verhältnis wenig Aufwand Arbeitsprozesse digitalisieren kann und dabei seinen eigenen Mitarbeitern und den Kunden einen modernen Weg der Kommunikation bietet und dabei die Arbeitslast reduziert.

Damit dies allerdings gelingen kann, benötigen Sie ein gutes Systemhaus oder IT-Consultant, der mit Ihnen mehrere Möglichkeiten durchspricht, die Vor- und Nachteile aufzeigen kann und dort beginnt, wo bereits mit kleinem Aufwand viel erreicht wird, damit jeder beteiligte mit der Lösung zufrieden ist.